Najtajnica uvijek s veseljem dolazi na posao

FOTO-GALERIJA

U organizaciji časopisa Tajnica.hr (koji je u vlasništvu izdavačke tvrtke Sandre Mihelčić) i tvrtke za mystery shopping Heraklea, dodjeljena je prva nagrada za najbolju tajnicu u 2008. godini u Hrvatskoj. Pobjednica i dobitnica titule "najtajnica" je žena, majka i dubrovčanka sa zagrebačkom adresom - gđa. Sanja Bašić, asistentica direktora prodaje iz samoborske tvrtke Xella porobeton HR d.o.o. S obzirom na jedinstveni i zanimljiv proces izbora najbolje tajnice u Hrvatskoj, o kojem će gđa. Bašić više objasniti u ovom intervjuu, 100Ljudi.net je odlučio porazgovarati sa pobjednicom i predstaviti Vam ovo važno, a možda ipak nekad u društvu i podcijenjenom zanimanju.

Dobar dan gđo. Bašić, sada kada smo obavili fotografiranje za 100Ljudi.net htjeli bi za početak da nam kažete koje predrasude ljudi imaju o tajnicama, i što taj posao danas u biti jest? Da li je sekretarica isto što i tajnica, odnosno asistentica?

Držim da posao poslovne tajnice još uvijek nije dovoljno cijenjeno zanimanje u Hrvatskoj, iako se u nekoliko zadnjih godina čini kao da se situacija pomalo mijenja, čemu u prilog govore aktivnosti koje možemo saznati putem časopisa Tajnica.hr ili preko nacionalne strukovne udruge Hrvatska poslovna tajnica te raznih strukovnih kongresa i seminara koji se već tradicionalno održavaju. Mislim da će se u buduće kroz veću prisutnost u medijima, ove aktivnosti odraziti na svijest poslodavaca te da će položaj poslovne tajnice u Hrvatskoj vremenom postati cijenjeniji.

Nekadašnje tajnice, danas su sve više voditeljice ureda, često puta obavljaju i poslove referenta za ljudske potencijale, asistentice su voditeljima / direktorima, tako da se naziv „asistentica" čini primjerenijim njihovoj inoviranoj ulozi. Ovim želim reći, da su njezine zadaće i odgovornosti daleko veće od onih za koje se danas uobičajeno misli.

Vođenje uredskog poslovanja danas, s jedne strane uvjetuju tehnološki sofisticirani zahtjevi, a s druge, modificirane potrebe sve mobilnijih suradnika, tako da „bivša" poslovna tajnica sada mora raspolagati novim znanjima, sposobnostima i vještinama. Prvenstveno tu mislim na izvrsno poznavanje rada na računalu i Office softverskih paketa, te suvremenih fiksnih i mobilnih komunikacija.

Iako se moji radni zadaci kao asistentice direktora i člana Uprave tvrtke Xella porobeton HR d.o.o. gospodina Roberta Vujnovića, prvenstveno vezuju uz njegove redovne operativne obveze, iz osobnog iskustva mogu reći da poslove koje obavljam svakodnevno obuhvaćaju:

• poslove voditeljice ureda (unutarnja i vanjska korespondencija, nabava, održavanje, praćenje i evidentiranje troškova, ugovaranje...),
• vođenje kadrovskih poslova (HRM),
• vođenje zapisnika sastanaka prodaje, marketinga i tehnike,
• po potrebi davanje informacija o YTONG građevinskom materijalu i ponudi Obiteljskih YTONG kuća na besplatnom info telefonu 0800-7000 i evidentiranje poziva povezanih s potražnjom,
• ugošćenje stranaka i poslovnih partnera u sjedištu tvrtke - predstavljanje tvrtke u svakodnevnom kontaktu s poslovnim partnerima i klijentima s ciljem izgradnje pozitivnog imidža,
• pomoć u organizaciji poslovnih sastanaka/seminara u Hrvatskoj i inozemstvu,
• organizacija službenih putovanja, rezervacija te izrada putnih naloga (hotelskog smještaja, rent a cara, avioprijevoza, itd.),
• koordiniranje radnih zadataka s kolegama u uredu i na terenu,
• prijevodi i drugo
  

Svaki radni dan ispunjen je s unaprijed planiranim radnim obvezama, ali i novopristiglim zadacima, te se uvijek čini da traje prekratko.

Da li imate saznanja što poslodavci danas najviše očekuju od tajnica pri razgovoru za posao?

Rekla bih da osim znanja i vještina, na razgovoru za posao od tajnice se očekuje da pokaže zainteresiranost te visoku spremnost i motiviranost za obavljanje ovog posla.

Dobro, a kako se školuje za tajnicu?

Ako samo malo pretražite po internetu, naći ćete pri raznim poslovnim učilištima u Hrvatskoj mnoge mogućnosti usavršavanja za ovo lijepo zanimanje.

Što ste Vi završili?

Po zanimanju sam komercijalist, a uz rad pohađala sam niz seminara iz - prodaje, prezentacijskih, pregovaračkih i komunikacijskih vještina, tečajeve stranih jezika; engleski i njemački, tečaj daktilografije, prisustvovala sam mnogim seminarima za poslovne tajnice.

Lani sam pohađala jednogodišnje usavršavanje pri poslovnom učilištu Experta za menadžera ljudskih potencijala. Mislim da je od velike važnosti, posebno za tajnice: pratiti trendove, te spremnost i otvorenost za cjeloživotno usavršavanje.

Kako je tekao proces tj. kako ste postali najbolja tajnica za 2008. godinu?

Sve je počelo s natječajem, na koji me prijavio moj direktor gosp. Robert Vujnović, član uprave tvrtki Xella za Hrvatsku i Sloveniju. Naime, u organizaciji časopisa Tajnica.hr, 19. veljače 2009. po prvi put održana je Nacionalna konferencija tajnica, voditelja ureda i administrativnih djelatnika. U izboru od 67 prijavljenih tajnica, mystery shopping agencija Heraklea, putem svojih tajnih kupaca ocjenjivala je telefonske pozive i odgovore na mailove, susretljivost, spremnost u rješavanju upita itd. Kada su me obavijestili o užem izboru, dobila sam pitanje što je najetičnije što sam učinila u svom poslu do sada, a na što sam posebno ponosna.

Ugodno sam iznenađena ovim priznanjem, tim više što ga nisam očekivala. Ovu prestižnu titulu doživljavam kao krunu svog dugogodišnjeg rada u tvrtki Xella porobeton HR d.o.o. Inače, moram istaknuti da su kolege s kojima radim uistinu vrhunski tim, a time smatram da je ova lijepa nagrada uvelike i njihova zasluga.

Sada nas zanima - što je, dakle, najetičnije ste učinili u svom poslu na što ste posebno ponosni? Da li je to povezano sa odlikama koje treba imati najbolja tajnica?

Obzirom da na ovo pitanje nisam mogla jednoznačno odgovoriti, započela sam s pojmom etike koja je po mom mišljenju, ključna za jednu vrsnu poslovnu tajnicu. Navela sam niz osobina za koje smatram da profil tajnice treba posjedovati, a kao glavne odlike koje ju krase, držim da su: komunikacijske i prezentacijske vještine, organiziranost, opći i poslovni bonton. Istaknula sam da ona treba biti osoba koja voli i razumije ljude, predviđa potrebe ureda, svojih nadređenih, kolega i nastoji u što kraćem vremenu na iste odgovoriti. Samoinicijativna je i kreativna, snalažljiva, spremna na rješavanje raznih iznenadnih problema i situacija. Ona je osoba koja s veseljem dolazi na posao i prihvaća nove izazove. Razumije zajedničke ciljeve i vjerujem im te je kao takva, važna karika u povezanosti i radu cijelog tima. Njeguje dobre međuljudske odnose i sve što radi, vodi računa da je na dobrobit svih njezinih kolega i klijenata. Voli učiti i primjenjivati novostečeno znanje, duhovita je i marljiva i ponosna što je poslovna tajnica / asistentica.

Teško mi je bilo vrednovati neko svoje djelo kao najetičnije, uzimajući u obzir da sam možda bitno utjecala na rješenje problema nekog čovjeka, dok u očima drugog to isto može biti sitnica, a prvome je recimo promijenilo život. Smatram, da je svaki čovjek jednako vrijedan, svaki zadatak jednako važan i etično je da ih vrednujem i pomognem riješiti na opće dobro - tada je to za mene jedno malo etično djelo na koje sam ponosna.
Osobno mislim, da je u svakom kontaktu s kupcem/klijentom prije svega bitno vidjeti čovjeka, a ne zadatak - pri tom ne umanjujući važnost ovog drugog. Kad vidimo čovjeka, onda se pokreću i ideje o konkretnom angažmanu i riješenju određenog problema ili zadatka.

Na kraju sam spomenula da sam ponosna jer imam priliku svakodnevno činiti ova mala, za mene ipak, umjetnička djela. Ovo je ukratko, bio moj odgovor.

Radna sredina najtajnice

Kako biste kao najbolja tajnica opisali svog šefa?

Gospodina Vujnovića izuzetno cijenim kao čovjeka i managera i da sada, krenem o njemu govoriti u bilo kojem od ta dva smjera, za njega Vam mogu reći samo sve najbolje. Ovo moje mišljenje nedvojbeno dijele i drugi moji kolege iz tvrtke Xella, kao i naši poslovni partneri.

Koliko traju prosječne dnevne obveze Najtajnice Hrvatske?

Mislim da današnja tajnica treba biti dobro organizirana, mora znati rangirati prioritete. Svakodnevne poslove uglavnom nastojim odraditi u okviru radnog vremena. Ponekad se dogodi da je potrebno ostati i prekovremeno, a katkad i u večernjim satima doraditi preostale zadatke za idući dan. No, uz podršku i razumijevanje obitelji sve se stigne.

Koliko koristite internet u svom poslovanju i za kakve stvari?

Svakodnevno koristim internet i to uglavnom za pretraživanje podataka koji mi trebaju za moj dio poslovanja; hotelski smještaj, rent a car i niz raznih drugih informacija...

Da li posao tajnice/asistenta radite sami ili imate pomoć u obliku pomoćne tajnice?

Mogu se pohvaliti da imam kolegicu - pomoćnu tajnicu, na koju se mogu osloniti i koja meni osobno, ali po potrebi i drugim kolegama u uredu puno pomaže u svim operativnim zadacima.

Recite nam još nešto o sebi i svojim poslovnim željama u budućnosti. Gdje se vidite i što biste htjeli još raditi?

Osobno se nadam da će sadašnji i budući poslovni partneri prepoznati izvrsnost kojoj svi u tvrtki Xella porobeton HR d.o.o. težimo, kako u zajedničkom radu, tako i u plasmanu vodećeg porobetona u svijetu - robne marke YTONG.

Ono na čemu planiram u narednom periodu raditi, jest stalno unapređenje i proširenje svojeg znanja u poslovima koje obavljam, ali i u drugim meni interesnim područjima kao što je razvoj ljudskih resursa, općenito psihologija međuljudskih odnosa i sve u vezi s tim....

Obitelj Najtajnice

Reci te nam nešto ukratko o Vama u privatno vrijeme. Udani ste? Imate djecu?

Udana sam i majka sedmogodišnjeg dječaka Pavla. Slobodno vrijeme provodim s obitelji, prijateljima u druženju i rekreaciji poput; rolanja, badmintona, planinarenja / šetnji, izleta, vožnje bicikla...

Koliko vremena uz posao imate za obitelj?

Vikendi su uglavnom rezervirani za obitelj, a vremena je uvijek malo...zar ne?

Za kraj, uz čestitke na osvojenoj tituli zaželio bih Vam puno uspjeha u daljnjem radu. Vjerujemo da ćete ostati dobar primjer sadašnjim i budućim tajnicama u Hrvatskoj.